W świadectwie pracy nie podaje się informacji na temat urlopu szkoleniowego udzielonego pracownikowi. Świadectwo pracy jest dokumentem sformalizowanym, a jego treść określona jest przepisami prawa - art. 97 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r.
W artykule omówiono podstawowe zagadnienia dotyczące wydawania świadectwa pracy, zakres tego obowiązku oraz odpowiedzialność za jego niespełnienie. Zgodnie z art. 97 w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy. W świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Interesuje Cię ten temat i chcesz wiedzieć więcej? kliknij tutaj >> Ponadto w świadectwie pracy zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach. Jeśli dane zamieszczone w świadectwie pracy nie będą odpowiadać rzeczywistości, pracownik może w ciągu 7 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa. W razie nieuwzględnienia wniosku pracownikowi przysługuje, w ciągu 7 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy. Obowiązek sprostowania świadectwa pracy dotyczy także przypadku , gdy z orzeczenia sądu pracy wynika, że rozwiązanie z pracownikiem umowy o pracę bez wypowiedzenia z jego winy nastąpiło z naruszeniem przepisów o rozwiązywaniu w tym trybie umów o pracę, wówczas pracodawca jest obowiązany zamieścić w świadectwie pracy informację, że rozwiązanie umowy o pracę nastąpiło za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę. W związku z częstymi przypadkami uzależniania wydania świadectwa pracy od uprzedniego rozliczenia się z pracodawcą, ustawodawca wyraźnie zakazał takiego sposobu postępowania. Szczegółową treść świadectwa pracy oraz sposób i tryb jego wydawania a także prostowania określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania, Dz. U. Nr 60, poz. 282, z późn. zm. oraz z 2003 r. Nr 230, poz. 2289. W świadectwie pracy należy podawać także liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, wykorzystanego w naturze lub za które przysługuje ekwiwalent pieniężny. Odrębnie należy wskazać liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika do dnia ustania stosunku pracy, na podstawie art. 1672 Moim zdaniem, w świadectwie pracy powinno się podawać albo liczbę dni albo liczbę godzin urlopu wykorzystanego lub za który wypłacono ekwiwalent, natomiast w stosunku do urlopu na żądanie powinno się podawać liczbę dni wykorzystanego urlopu z art. 1672 Wychodzę bowiem z założenia, że jeżeli liczba dni należnego urlopu za dany rok została pracownikowi celowościowo przeliczona na godziny, to już nie ma potrzeby operowania ułamkami urlopu określonego w dniach, bo tym sposobem bardzo łatwo o pomyłkę. Zgodnie z przepisem wykonawczym, pracodawca wydaje świadectwo pracy bezpośrednio pracownikowi albo osobie upoważnionej przez pracownika na piśmie – w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Jeżeli wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo upoważnionej przez niego osobie nie jest możliwe, pracodawca, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy, przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie, za pośrednictwem poczty, albo doręcza go w inny sposób. Niemożliwość wydania świadectwa pracy oznacza wyłącznie przypadek nieobecności pracownika w pracy w ostatnim dniu trwania stosunku pracy, przy równoczesnym niewyznaczeniu osoby do odebrania świadectwa w jego imieniu, lub też niezgłoszeniu się tej osoby u pracodawcy, w tym dniu. Wobec tego, jeśli w ostatnim dniu trwania stosunku pracy pracownik jest obecny w pracy, to nie może być mowy o niemożliwości wydania świadectwa pracy. Tylko wskazany wyjątek jest dopuszczalny, ponieważ normodawca przesuwa część ryzyka obciążającego pracodawcę na pracownika, dopuszczając prawnie 7-dniową zwłokę w wydaniu świadectwa pracy. Zabieg taki może być poprawny, przy założeniu, że powody nie wydania świadectwa pracy leżą po stronie pracownika a nie pracodawcy. Odmienny przypadek byłby nie do pogodzenia z zasadą ryzyka podmiotu zatrudniającego. Pracownik ma prawo w ciągu 7 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o jego sprostowanie. W razie nieuwzględnienia wniosku, pracownikowi przysługuje w ciągu 7 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy (art. 97 § 21 Prawo wystąpienia do sądu jest formalnie uwarunkowane uprzednim żądaniem sprostowania świadectwa, a ponadto pracownik jest związany w obu przypadkach 7-dniowym terminem. Termin ten należy jednak uznać za instrukcyjny, skoro pracownik może żądać odszkodowania z tytułu wydania niewłaściwego świadectwa pracy, bez względu na to, czy wcześniej żądał jego sprostowania (por. wyrok SN z dnia r. II PK 36/04, OSNP 2005/8/106). Jeżeli pracownik rozwiązał umowę o pracę w trybie art. 55 § 11 to pomimo tego, że takie rozwiązanie umowy pociąga za sobą skutki, jakie przepisy prawa wiążą z rozwiązaniem umowy przez pracodawcę za wypowiedzeniem (art. 55 § 3 to jednak w świadectwie pracy powinien być zapisany rzeczywisty sposób rozwiązania umowy. W uzasadnionych przez pracownika przypadkach, pracodawca wydaje odpis świadectwa pracy pracownikowi lub pisemnie upoważnionej przez niego osobie (§ 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania – Dz. U. Nr 60, poz. 282, z późn. zm. oraz z 2003 r. Nr 230, poz. 2289). Pracodawca nie może wobec tego odmówić wydania duplikatu świadectwa, jeżeli pracownik złoży w tej sprawie uzasadniony wniosek. Zgodnie z art. 97 § 11 w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę z pracownikiem, z którym dotychczasowy pracodawca nawiązuje kolejną umowę o pracę bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy, tylko na jego żądanie. Zapis ten zwalnia pracodawcę z obowiązku wydania świadectwa pracy z urzędu, w razie, gdy dochodzi do kontynuowania stosunku pracy. Odpis świadectwa pracy powinien być przechowywany w części C akt personalnych pracownika, prowadzonych z godnie z przepisami rozporządzenia MPiPS z r., Dz. U. nr 62 poz. 286 oraz z 2002 r. nr 214, poz. 1812 określającego zakres prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposób prowadzenia akt osobowych pracownika. W myśl rozporządzenia Ministra Kultury z r. w sprawie......trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, Dz. U. nr 167, poz. 1375, akta osobowe przechowuje się przez 50 lat, licząc od 1 stycznia roku następnego po dacie ich wytworzenia. Ostatnim wytworzonym dokumentem jest zwykle świadectwo pracy, toteż termin 50 letni rozpocznie bieg najwcześniej od 1 stycznia roku następnego, po dacie rozwiązania stosunku pracy. Stosownie do przepisu art. 51r. 1. ustawy z r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, Dz. U. nr 171, poz. 1396, ze zm. oraz z 2003 r. nr 137, poz. 1302, w przypadku postawienia przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, odpowiednio, likwidator lub syndyk masy upadłości wskazuje przechowawcę, któremu dokumentacja zostanie przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na okres, jaki pozostał do wygaśnięcia umów przechowania tej dokumentacji zawartych przez przedsiębiorcę. Obowiązek przechowywania akt personalnych nie jest, co prawda zagrożony obecnie żadną sankcją karna, czy wykroczeniową, niemniej jednak zaniechanie go może pociągać za sobą konsekwencje dla byłego pracodawcy. W wyroku z dnia r. II PK 36/04, ONSP 2005/8/106, Sąd Najwyższy stwierdził, że pracownik może na podstawie art. 471 przez art. 300 dochodzić od pracodawcy naprawienia szkody wyrządzonej niewydaniem w terminie lub wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy, inne niż utrata zarobków związana z pozostawaniem bez pracy. Analogiczną podstawą dochodzenia roszczeń przez pracownika jest niepoświadczenie w świadectwie pracy wykonywania przez pracownika pracy w warunkach szczególnych. Zważywszy zaś na to, że szkoda, czyli wymagalność roszczenia odszkodowawczego, nastąpi w momencie starania się przez pracownika o emeryturę, pracodawca winien dołożyć szczególnej staranności przy sporządzaniu świadectwa pracy oraz przechowywaniu akt personalnych. Jeżeli chcesz wiedzieć więcej na ten temat – kliknij tutaj >>
Według art. 7 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (DzU poz. 357), do stosunków
Od początku 2019 r. obowiązują nowe zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej. Okres przechowywania dokumentacji znacznie się skróci. W związku z tymi zmianami, powstał nowy obowiązek – pracodawca wraz ze świadectwem pracy, musi przekazać pracownikowi dodatkowe informacje. Jednak należy pamiętać, że informacje do świadectwa pracy nie wydaje się każdemu pracownikowi, z którym zakończono współpracę. Nowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej Okres przechowywania akt pracowników do końca 2018 roku, wynosił 50 lat. Warto wiedzieć, że dokumentacja pracownicza to nie tylko teczki osobowe, ale również inne dokumenty, których czas przechowywania był zróżnicowany. Od 1 stycznia 2019 roku, zaczęły obowiązywać przepisy, które ujednolicają okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Regulacje w tym zakresie, opisano w ustawie z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Ustawa wyszczególnia 3 grupy pracowników, u których stosuje się różne zasady określania okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej: pierwsza grupa, to pracownicy zatrudnieni po 31 grudnia 2018 roku – w ich przypadku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat; druga, to pracownicy zatrudnieni pomiędzy 1 stycznia 1999, a 31 grudnia 2019 roku, u których okres przechowywania akt pracowniczych wynosi 50 lat, czyli ustala się go według starych przepisów. W przypadku tej grupy, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej może zostać skrócony do 10 lat, pod warunkiem że pracodawca przekaże do ZUS odpowiednie oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA); trzecią grupą, są pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r. i w ich sytuacji, nie ma możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentacji, a akta pracownicze należy przechowywać 50 lat. Co oznacza 10 letni okres przechowywania dokumentacji? Art. 94 pkt 9b zobowiązuje pracodawcę do przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia. Przepis ten określa również, że dokumentację należy przechowywać przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, o ile odrębne przepisy nie przewidują innego okresu jej przechowywania. Zaś w przypadku ponownego zatrudnienia tego samego pracownika w ciągu 10 lat, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z art. 94(5) § 2 w tej sytuacji okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończy się ostatni stosunek pracy. Ważne! 10 - letni okres przechowywania dokumentacji zakończy się w jednym dniu, w stosunku do wszystkich pracowników, których stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł w danym roku kalendarzowym. Przykład 1. Umowa pani Anny skończy się 31 marca 2019 roku. Dziesięcioletni okres przechowywania dokumentacji należy liczyć od 1 stycznia 2020 roku, co oznacza to, że koniec okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej mija 31 grudnia 2030 roku. Przedsiębiorca po zakończeniu 10-letniego okresu przechowywania, musi pamiętać że pracownik ma prawo do odebrania dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z art. 94(6) pkt. 2 pracownik na odebranie swoich dokumentów, ma czas do końca miesiąca kalendarzowego, następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Przykład 2. Jeśli okres przechowywania dokumentacji mija 31 grudnia 2030 roku, wówczas pracownik ma czas do końca miesiąca kalendarzowego, następującego po upływie okresu przechowywania na jej odebranie czyli do dnia 31 stycznia 2031 roku. W przypadku nieodebrania dokumentacji przez pracownika, przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek jej zniszczenia. Dają też pewną dowolność w jaki sposób zostanie ona zniszczona, oraz nie wyznaczają dokładnego momentu zniszczenia. Wprowadzają okres, w którym ten obowiązek należy spełnić – jest to 12 miesięcy od daty, do której pracownik mógł odebrać dokumentację. Przechowywanie dokumentacji po tym okresie jest niezgodnie z prawem. Przykład 3. Pani Anna nie odebrała swojej dokumentacji pracowniczej w terminie (do 31 stycznia 2019 r.). W tej sytuacji, pracodawca ma obowiązek zniszczyć całą dokumentację w ciągu kolejnych 12 miesięcy, czyli do końca stycznia 2032 roku. Informacja do świadectwa pracy Zgodnie z art. 94(6) w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracodawca wraz ze świadectwem pracy ma obowiązek wydać pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o: Okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej; Możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego, następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej; Zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania. Komu i kiedy przekazuje się informacje? Wprowadzenie tych przepisów spowodowało, że przedsiębiorcy zastanawiają się komu wydawać informację o okresie przechowywania dokumentacji. Czy informacja do świadectwa powinna być przekazywana wszystkim pracownikom, czy tylko tym zatrudnionym od 1 stycznia 2019 roku? W tej sprawie zabrało głos MRPiPS, w którym jasno określiło, iż obowiązki informacyjne określone w art. 94(6) dotyczą pracowników, których stosunek pracy został nawiązany po dniu 31 grudnia 2018 roku, czyli wobec których obowiązuje 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Natomiast wydanie informacji do świadectwa, nie dotyczy pracowników zatrudnionych przed dniem 1 stycznia 2019 roku. Wynika to z art. 7 ustawy z 10 stycznia, o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Ważne! Informacja do świadectwa pracy, powinna być sporządzona wyłącznie dla pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 roku, czyli pracowników, dla których okres przechowywania dokumentacji wynosi 10 lat. Przykład 4. Dnia 2 stycznia 2019 roku zatrudniono pracownika na okres próbny. Z dniem 31 marca rozwiąże się umowa o pracą z tym pracownikiem i nie zostanie ona przedłużona. Pracodawca w tej sytuacji jest zobowiązany dołączyć informację do świadectwa pracy. Prawo pracy, PPK, sprawozdanie finansowe, RODO Bestsellery 2019 z rabatami do – 50% Skorzystaj >> Przykład 5. Rozwiązanie stosunku pracy nastąpiło 28 lutego 2019 roku. W związku z tym, że pracownik ostatnią umowę podpisał w 2017 roku, pracodawca wydaje mu wyłącznie świadectwo pracy. Dodatkowa informacja do świadectwa pracy nie jest w takim przypadku wymagana. Czy wpisywać daty? Przepisy wprowadzają obowiązek poinformowania pracownika jednak nie określają, czy w informacji pracodawcy powinni zawrzeć informację wynikającą wprost z przepisów, czy muszą pracownikowi podać konkretne daty związane z okresem przechowywania. Należy jednak pamiętać, że według inspekcji pracy, informacje przekazywane pracownikom powinny być konkretne i zindywidualizowane. Dlatego też większość ekspertów prawa pracy sugeruje, żeby w informacji podać dokładne daty przy każdym z punktów. Czy informacja do świadectwa pracy to osobny dokument? Pracodawca, który rozwiązuje stosunek pracy, ma obowiązek wydać pracownikowi świadectwo pracy. Dokument ten powinien zostać wydany w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Jeżeli nie możliwości, aby świadectwo wydać w tym terminie, powinno ono zostać przesłane w ciągu 7 dni od dnia ustania umowy. Taka sama zasada obowiązuje przy wydawaniu dodatkowej informacji. W tej sytuacji, wiele osób chce umieszczać ją w treści świadectwa, co jest błędne. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej ws. świadectwa pracy, zawiera regulacje dotyczące elementów jakie należy w nim zawrzeć i według nich nie wpisuje się tam informacji na temat okresów przechowywania dokumentacji. Wynika z tego, że taka informacja powinna stanowić osobny dokument, który jest wydawany razem ze świadectwem. Autor: Katarzyna Dorociak, ekspert
Art. 97. świadectwo pracy. Dz.U.2023.0.1465 t.j. - Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy. § 1. W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku
Zgodnie z nowymi przepisami Kodeksu pracy pracodawca powinien poinformować pracownika o tym, co stanie się z jego dokumentacją zatrudnienia. Taką informację należy przekazać wraz ze świadectwem pracy pracownika, z którym rozwiązywana jest umowa o pracę. Od pracodawcy zależy, czy nowe informacje w świadectwie pracy umieści w jego treści, czy załączy jako odrębny dokument. Skrócony okres przechowywania akt osobowych pracownika Od początku 2019 roku pracodawcy przekazują pracownikom nowe informacje dotyczące przechowywania akt pracowniczych. Warto przypomnieć, że uległ skróceniu okres przechowywania akt osobowych. Poprzednio musiały być one przechowywane przez okres 50 lat. Natomiast zgodnie z art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy pracodawca jest zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Obecnie pracodawcy mają obowiązek przechowywać akta osobowe przez okres 10 lat, liczony od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Warto wspomnieć, że w sytuacji, w której pracodawca po raz drugi zatrudnia tego samego pracownika w ciągu 10 lat, następuje kontynuacja w dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. Zatem dziesięcioletni okres przechowywania akt osobowych tego pracownika liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym następuje zakończenie ostatniego stosunku pracy. Trzy nowe informacje w świadectwie pracy dla pracownika Zgodnie z art. 946 Kodeksu pracy w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o: okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 945 § 2 Kodeksu pracy; możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 945 § 2 Kodeksu pracy; zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w pkt 2. Nowe informacje w świadectwie pracy dotyczą przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości jej odbioru oraz o jej zniszczeniu w przypadku nieodebrania jej w wyznaczonym okresie. Przykład 1. Informacja do pracownika „W związku z rozwiązaniem/wygaśnięciem umowy o pracę oraz przedłożonym świadectwem pracy informuję, że: - okres przechowywania Pani/Pana dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł; - może Pani/Pan odebrać dokumentację pracowniczą do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu jej przechowywania; - w przypadku nieodebrania dokumentacji pracowniczej we wskazanym wyżej okresie ulegnie ona zniszczeniu”. Kiedy pracodawca zobowiązany jest wydać świadectwo pracy? Zgodnie z art. 97 Kodeksu pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego. Świadectwo pracy dotyczy okresu lub okresów zatrudnienia, za które dotychczas go nie wydano. Warto pamiętać, że w przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek złożony w postaci papierowej lub elektronicznej; może być on złożony w każdym czasie i dotyczyć wydania świadectwa pracy dotyczącego poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy (art. 97 § 11 Kodeksu pracy). Należy pamiętać, że wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą (art. 97 § 13 Kodeksu pracy). Jakie informacje muszą znaleźć się w świadectwie pracy? W świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Ponadto w świadectwie pracy zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika należy podać w nim także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach (art. 97 § 2 Kodeksu pracy). Ponadto powinny znaleźć się tam informacje dotyczące dni wolnych, w tym urlopów i opieki nad dzieckiem, czy pracownik objęty był ochroną stosunku pracy w związku z urlopem wychowawczym. Warto podkreślić, że nowe przepisy o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczą wszystkich pracowników, z którymi zostały zawarte umowy o pracę po 31 grudnia 2018 r. Pracodawcy nie mają obowiązku informować pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. o okresie przechowywania akt osobowych. Podsumowując, nowe informacje w świadectwie pracy dotyczą okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości odebrania tej dokumentacji przed jej zniszczeniem po upływie wymaganego czasu archiwizacji. Pracodawcy przekazują powyższe informacje pracownikom, których umowy o pracę zostały zawarte po 1 stycznia 2019 roku.
Świadectwo pracy bez informacji o przeniesionym urlopie. Data: 20-02-2014 r. Pracodawca ma obowiązek zamieścić w świadectwie pracy informację o liczbie dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku, w którym ustaje stosunek pracy, wykorzystanego w naturze lub za który przysługuje ekwiwalent.
Zapoznaj się z wymaganiami dotyczącymi gromadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Obowiązkiem każdego pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Przy czym, pracodawcą w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy jest każda jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników. Część A akt osobowych Zasady prowadzenia akt osobowych pracowników oraz rodzaje dokumentów w nich przechowywanych określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji (...). Akta osobowe pracodawca jest obowiązany założyć i prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Każdą część powinien poprzedzać pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów. Akta osobowe składają się z trzech części: A, B i C. Część A jest przeznaczona do przechowywania dokumentów zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie i przechowuje się w niej wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie; świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie. Ponadto w części tej można dodatkowo gromadzić dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe kandydata do pracy oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy. Dopuszczalne jest także gromadzenie w niej świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, z innych lat niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie. Część B akt osobowych Przepisy powołanego wcześniej rozporządzenia przewidują, że w części B akt osobowych gromadzi się dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca w tej formie określił zadania pracownika, pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi w § 3 rozporządzenia oraz zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bhp, oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych w art. 1891 oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie, związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, na warunkach urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, ojcowskiego i wychowawczego, orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi (inne dokumenty gromadzone w części B - patrz tabela). Zawartość części B nie przedstawia całego katalogu dokumentów, które mogą być przechowywane w tej części akt osobowych. Mogą tam znajdować się jeszcze inne dokumenty związane ze stosunkiem pracy, których gromadzenie jest zgodne z przepisami. W aktach osobowych przechowuje się odpisy lub kopie dokumentów, a oryginały służą do wglądu lub sporządzenia odpisów. Część C akt osobowych W części C akt osobowych dotyczącej ustania zatrudnienia przechowuje się oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, dokumenty dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11 a także kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy. Umieszcza się tam również dokumenty związane z niewypłaceniem pracowniko
Przetwarzanie danych osobowych, z którym mamy do czynienia w przypadku przechowywania akt pracowniczych, dopuszczalne jest wyłącznie w sytuacjach wymienionych w art. 23 u.o.d.o. Art. 23 § 1
Dokument jaki sposób sporządzić informację o okresie przechowywania dokumentacji po ustaniu stosunku pracy, dołączaną do świadectwa pracy? Jak informować pracowników lub byłych pracowników o zmianie postaci prowadzenia dokumentacji, a także sporządzić protokół zniszczenia poprzedniej formy dokumentacji? Zapraszamy do korzystania z gotowych wzorów dostępnych na Portalu Kadrowym!Skorzystaj ze wzorów wniosków, informacji oraz zawiadomień – aktualnych po zmianie przepisów w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej z dniem 1 stycznia 2019 roku. Nowe wzory dokumentów dostępne na Portalu Kadrowym Zmiana formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej Informacja dla pracowników o zmianie postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej Pobierz wzór >> Zawiadomienie o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji byłych pracowników Pobierz wzór >> Protokół zniszczenia nieodebranej dokumentacji pracowniczej Pobierz wzór >> Przechowywanie dokumentacji pracowniczej Informacja o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej (dołączana do świadectwa pracy) Pobierz wzór >> Aktualizacja informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej Pobierz wzór >> Wnioski o wydanie kopii z dokumentacji Wniosek pracownika/byłego pracownika o wydanie kopii całości dokumentacji pracowniczej Pobierz wzór >> Wniosek pracownika/byłego pracownika o wydanie kopii części dokumentacji pracowniczej Pobierz wzór >> Wniosek krewnych pracownika/byłego pracownika o wydanie kopii całości dokumentacji pracowniczej Pobierz wzór >> Wniosek krewnych pracownika/byłego pracownika o wydanie kopii części dokumentacji pracowniczej Pobierz wzór >> Ewidencja czasu pracy Wzór miesięcznej karty ewidencji czasu pracy Pobierz wzór >> Zachęcamy do korzystania z nowych wzorów dokumentów. Redakcja Portalu Kadrowego
Baza Pytań Czytelników. Gofin podpowiada. Wystawienie i wydanie świadectwa pracy po śmierci pracownika. Źródło: Gazeta Podatkowa nr 4 (1983) z dnia 12.01.2023. Dział: Prawo pracy. Zmarł nasz pracownik. Po jego śmierci wypłaciliśmy rodzinie odprawę pośmiertną. Obecnie żona wystąpiła o świadectwo pracy. Czy w tym świadectwie
Od 1 stycznia 2019 r. akta osobowe pracownika składają się z 4 części. Jakie dokumenty powinny znaleźć się w poszczególnych częściach akt osobowych? Jak przechowywać te dokumenty po zmianach? 1 stycznia 2019 r. weszły w życie przepisy dotyczące skrócenia przechowywania akt pracowniczych (ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją). Dodatkowo Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w celu dostosowania się do nowych przepisów opublikowało rozporządzenie z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Od nowego roku akta osobowe pracownika składają się z 4 części (wcześniej 3 części). Nowy układ akt osobowych składa się z części A, części B, części C i części D. Część A akt osobowych pracownika W tej części powinny znaleźć się oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie – np. imię i nazwisko, miejsce zamieszania (adres do korespondencji), przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Oprócz tego w części A powinny być przechowywane skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich. Część B akt osobowych pracownika W części B powinno gromadzić się i przechowywać oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika umowę o pracę; umowę o zakazie konkurencji; zakres czynności (zakres obowiązków) pracownika; dokumenty związane z wykonywaniem przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze; potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy; potwierdzenie poinformowania pracownika o warunkach zatrudniania, o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu oraz o ryzku zawodowym; oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie; dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bhp; dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia; dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego i urlopu wychowawczego; wniosek o poinformowanie okręgowego inspektora pracy o zatrudnieniu pracowników w nocy; dokumenty związane z wykonywaniem pracy w formie telepracy. Część C akt osobowych pracownika W tej części mają znaleźć się oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym: oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę; wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy; dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy; kopię wydanego świadectwa pracy; potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym; umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę; skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających. Część D akt osobowych pracownika Część ta służy gromadzeniu i przechowywaniu odpisów zawiadomień o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z przenoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu. Sposób przechowywania akt osobowych pracownika Dla każdego pracownika pracodawca musi prowadzić oddzielne akta osobowe. Oświadczenia i dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Przed każdą z części akt osobowych należy zamieścić wykaz oświadczeń i dokumentów, które się w niej znajdują. Dotyczy to zarówno akt osobowych prowadzonych w postaci papierowej jak również elektronicznej. Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie składanych dokumentów poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem. Oryginały dokumentów przekłada się pracodawcy do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii. W aktach osobowych można przechowywać oryginały dokumentów, które pracodawca sam sporządza, np. egzemplarz umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej, czy o zakazie konkurencji. Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą: dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy (w tym ewidencję czasu pracy), dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację. Pracodawca prowadzi także rejestry: podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy. W sytuacji przejścia zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca jest obowiązany przekazać akta osobowe pracownika oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy pracodawcy przejmującego tego pracownika. Ważne! Przepisy opisane powyżej stosuje się do dokumentacji pracowniczej pracowników, których stosunek pracy został nawiązany począwszy od dnia 1 stycznia 2019 na temat dokumentacji pracowniczej i nie tylko dowiesz się na szkoleniu doskonalącym. Sprawdź ofertę. Podstawa prawna: Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917 z późn. zm.), Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369).
tmba. 4 414 235 286 237 123 143 288 219
informacja o przechowywaniu akt osobowych w świadectwie pracy
